신입싸원 시리즈 7번째 이야기,
회장님 수행비서를 하면서 깨달은 점 2가지에 대한 이야기입니다
해외영업파트 기획팀장을 할 때의 일입니다,
정부에서 추진하는 대통령경제사절단이라는 행사가 있습니다,
국내에서 해외수출에 기여하는 또는 기여가 예상되는 기업을 정부가 공식적으로 수출을 지원하는 취지의 사업으로 지원신청에 승인된 기업의 경우 정해진 국가에 대통령이 방문시에 동행하여 양국간의 경제협력 명분하에 상호 기업들의 교류의 장을 만들어주는 행사입니다
주요 대기업, 중견/중소기업 들은 대부분 참여한다고 보면 됩니다
우리회사는 신규바이어 발굴 측면보다는 해당국가에 우리회사 법인이 있는경우 임직원들과 사업자들 동기부여 측면에서 일정중에 회장님이 직접 만남의 자리를 통해 격려하는 것으로 활용하고 있었습니다
당시 저는 해외영업파트 기획팀장으로 회장님 해외출장 수행원으로 선정되게 됩니다
평소 공식적인 보고자리 외에는 가까이에서 뵙기 어려운 분이었고 평소 회장님을 동경해 오던 차에 너무 좋은기회라고 생각했습니다
수행일정은 2주전부터 스케줄을 보고드리는 것부터 시작됩니다
출발과 복귀일정, 탑승시간, 탑승항공기, 행사 공식일정과 내용, 현지날씨와 드레스코드, 해외법인 방문일정과 만찬 참석명단 등 보고과정에서 한차례 정도 일정을 수정하는 수준으로 픽스합니다
이후 저는 수행원으로서 준비할 일들이 많아집니다
해외법인에 전체일정을 조율하고, 공항 픽업일정, 사업자 간담회 또는 만찬일정 준비, 행사장과 법인 사이 적정한 호텔선정 등을 정하게 되고 회장님 비서실로부터 회장님 출장일정 중 챙겨야하는 개인적인 소지품, 식사, 간식취향, 안경, 테블릿, 명함까지 아주 세부적인 사항들을 전달받게 됩니다
2년동안 5번의 해외출장을 회장님 수행원으로 하면서 깨달은 점 2가지를 말씀드리겠습니다
첫번째는 일을 전반적으로 통제하며 끌고 가는 업무능력입니다
출장스케줄을 만드는 것은 전체 업무의 흐름을 세부적인 상황을 고려하면서 짜임새있게 구성하게 됩니다
그리고 시뮬레이션을 통해 계획된 일정에 발생할 변수들을 사전에 점검하고 대비하게 됩니다
출장을 반복하는 과정에서 시뮬레이션 하는 스킬은 실수와 변수속에서 성장하게 됩니다
예를들어 이렇습니다,
처음가보는 공항이지만 시뮬레이션과 정보서칭을 통해 이미 잘아는 공항처럼 인식하게되는 수준입니다
라운지위치, 흡연실위치, 이동동선까지 모두 머리에 기록해 두기 때문에 수행하는 과정은 아주 매끄럽게 진행됩니다, 이렇게 사전에 준비하기 때문에 어떤 변수가 있더라도 전체 일정에는 문제가 없는 것입니다
두번째는 회장직책의 리더를 가까이에서 관찰할 수 있다는 점입니다
정보와 지식에 대한 갈망이 깊으셨습니다,
비행중 또는 일과 종료 후 테블릿을 이용해 끊임없이 새로운 정보를 찾고 읽는 것이 습관화되어 있었습니다, 이미 최상의 위치에 있더라도 변화에 대한 대비와 새로운 목표를 계속 새롭게 하시는 마인드를 엿볼수 있는 계기가 되었습니다
또한 권위보다는 동료의식이었습니다,
해외임직원과 사업자들과 간담회나 만찬을 할때 높은직책으로서의 메세지와 위엄있는 태도가 아니라, 우리모두 동료이며, 서로가 성공하는데 도움을 주는 조력관계임을 강조하셨고, 그러한 관계는 두터운 신뢰를 만들고 있다는 느낌이었습니다
2년간 5번의 출장동안 여러 사건/사고들이 있었지만 출장계획을 세우고 실행하는 과정에서 정말 많은 깨달음을 얻을수 있었던 좋은 계기였던 것 같습니다,
두렵고 불편하고 어려운일들을 꺼리기 쉽습니다,
하지만 꼭 도전해보세요! 힘든과정은 반드시 달콤한 결과물을 만들어냅니다!