신입싸원 시리즈 6번째 이야기, 업무 메일 보낼때 가독성 좋게하는 법 입니다
업무메일을 하루에 수십통씩 주고 받는 일이 있을 수 있습니다
유관부서에 업무협조를 구하는 메일, 데이터를 공유하는 메일, 업무보고 메일, 참고해야 하는 메일 등 매일 매일이 메일 지옥입니다
그런 메일들에 치이다 보면 본문에 내용이 많은 메일은 제대로 읽기가 힘들정도입니다, 난독을 더 부추기는 건 불필요하게 붙이는 형식적인 멘트들과 무슨 얘기를 하는건지 장황한 내용, 너무 큰 이미지를 붙여넣어서 그림속 텍스는 잘 보이지 않는 등 읽기를 거부하고 싶습니다
인사말이 끝나면 소속을 밝혀야 할 외부메일에만만 소속과 이름을 밝힙니다
메일을 쓰게된 핵심적인 내용을 먼저 얘기합니다,
여러가지 안건이 있는 경우에는 무조건 1. 2. 3. 으로 구분하여 기록하고 주제별 제목을 다는 게 좋습니다,
제목은 굵은폰트, 본문은 일반폰트로 제목보다 작은폰트로 적습니다
모두가 PC화면으로 보는것이 아니므로 폭을 너무 넓게 활용해도 안됩니다
그리고 중요한 내용은 노란색음영 또는 붉은색 글씨로 강조하는 게 좋습니다
회신이 필요하다면 분명하게 일정을 표기하고 이 부분또한 상단에 위치하도록 구성합니다
제발 다름이아니라 등의 문구는 쓰지마시고, 끝맺음말도 장황하게하지말고 서두에 하세요,
인사 후 핵심내용과 결론을 기록하고 본문을 구성하세요,
액셀장표를 넣어야한다면 폭을 최소화해서 오른쪽으로 스크롤해야하는 번거로움을 줄여주세요,
파일을 2개 이상 보내야한다면 가능하면 1개로 묶어주세요
파일의 주요내용을 본문에 기록할 수 있다면 굳이 파일을 열지 않아도 이해할 수 있도록 해주세요
메일을 비롯한 대부분의 문서들은 전달하는 사람의 목적이 아니라 수신자의 정보수신과 회신행동에 대한 관점에서 기록해야 합니다
꼭 기억하세요, 모든 문서는 보는 사람입장에서 기록되는 것이 가장 좋습니다